Privacy Policy

Gastouderbureau TOBi hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Gastouderbureau TOBi houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • De persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy
  • De verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Gastouderbureau TOBi zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemene zin, vragen hierover hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze contactpagina.

Verwerking van persoonsgegevens van ouder(s)/verzorger(s), kinderen en gastouders

Persoonsgegevens van ouder(s)/verzorger(s), kinderen en gastouders worden door Gastouderbureau TOBi verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde om te voldoen aan de wet kinderopvang.
  • Communicatie over de opvang van het/de kind/eren voor koppeling van ouder en gastouder.
  • Het uitvoering geven aan de bemiddeling van opvang via Gastouderbureau TOBi.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeenkomst van bemiddeling tussen gastouderbureau en ouder(s)/verzorger(s), gastouder.
  • De overeenkomst van opdracht tussen ouder(s)/verzorger(s) en gastouder.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gastouderbureau TOBi de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voor ouder(s)/verzorger(s) of ouder/verzorger waar kind geregistreerd staat):

Kind/eren:

  • Voornaam en voorletter(s);
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummer;
  • Email;
  • BSN nummer;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • BSN nummer;

Voor gastouder:

  • Voornaam en voorletter(s);
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummer;
  • Email;
  • BSN nummer;
  • Bankrekeningnummer;
  • LRKP nummer

Jouw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau TOBi opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna vanwege controle belastingdienst en boekhouding voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens voor de Nieuwsbrief

Persoonsgegevens voor de Nieuwsbrief worden door Gastouderbureau TOBi verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren d.m.v. nieuwsuitingen wat gaande is in de kinderopvang en in het bijzonder de gastouderopvang

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het emailadres van ouder(s)/verzorger(s), gastouder.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gastouderbureau TOBi de volgende persoonsgegevens van  jou gebruiken:

  • E-mailadres.

Jouw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau TOBi opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Het e-mailadres voor het toesturen van de nieuwsbrief wordt bij beëindiging van de bemiddeling verwijderd uit de lijst. Ouder(s)/verzorger(s), gastouder zullen/zal dan geen nieuwsbrief meer ontvangen.

Verwerking van persoonsgegevens voor de evaluatie van de opvang

Persoonsgegevens voor de evaluatie van de opvang worden door Gastouderbureau TOBi verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het bespreken en schriftelijk vastleggen op een evaluatieformulier of voortgangsformulier met ouder en gastouder wat gaande is in de opvang van ouder / kind en gastouder die d.m.v. een overeenkomst van opdracht met elkaar gekoppeld zijn.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Gegevens zoals vermeld in de overeenkomst van opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gastouderbureau TOBi de volgende persoonsgegevens van je gebruiken:

  • Voornaam, achternaam, geboortedatum kind. Naam van ouder/verzorger en gastouder en LRKP nummer gastouder
  • Welbevinden kind, ouder en gastouder

Jouw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau TOBi opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Daarna wordt het evaluatie- / voortgangsformulier vernietigd en zullen alleen de persoonsgegevens zoals vermeld op de overeenkomst voor bemiddeling en overeenkomst van opdracht voor maximaal 7 jaar bewaard worden vanwege controle van de belastingdienst.

Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerde

Persoonsgegevens van geïnteresseerde worden door Gastouderbureau TOBi verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatie via huisbezoek, email of telefoon voor het bemiddelen en eventueel opmaken van contracten voor een opvangplaats via Gastouderbureau TOBi.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Informatieverstrekking in de vorm van aanmeldformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gastouderbureau TOBi de volgende persoonsgegevens van jevragen:

Voor ouder(s)/verzorger(s) of ouder/verzorger waar kind geregistreerd staat):

Kind/eren:

  • Voornaam en voorletter(s);
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummer;
  • Email;
  • BSN nummer;
  • Bankrekeningnummer;
  • Geloofsovertuiging;
  • Woonsituatie bij opvang aan huis;
  • Gezinssituatie bij opvang aan huis;
  • Arbeidscontract;
  • (Gezin) aansprakelijkheidsverzekering;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Geslacht;
  • Allergieën;
  • Rijksvaccinaties;
  • Ziekten/afwijkingen;
  • Medicatie;

Voor gastouder:

  • Voornaam en voorletter(s)  (en huisgenoten);
  • Tussenvoegsel  (en huisgenoten);
  • Achternaam  (en huisgenoten);
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Geslacht  (en huisgenoten);
  • Geboortedatum  (en huisgenoten);
  • Telefoonnummer;
  • Email;
  • BSN nummer;
  • Bankrekeningnummer;
  • Geloofsovertuiging;
  • Gezinssituatie;
  • Woonsituatie;
  • Diploma’s;
  • Kopie ID;
  • Allergieën;
  • Ziekten/afwijkingen;
  • Rijksvaccinaties (en huisgenoten);
  • (Gezin) aansprakelijkheidsverzekering;
  • Auto inzittendenverzekering;

Jouw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau TOBi opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde. Wanneer geen inschrijving volgt worden de gegevens vernietigd.
  • Bij inschrijving; Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Daarna wordt het aanmeldformulier vernietigd en zullen alleen de persoonsgegevens zoals vermeld op de overeenkomst voor bemiddeling en overeenkomst van opdracht voor maximaal 7 jaar bewaard worden vanwege controle van de belastingdienst.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk en verplicht is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving door de systeembeheerder;
  • Het gebruikmaken van een online systeem van Atane Portabase voor de volledige administratie waarbij zowel ouders, gastouders en medewerkers van TOBi toegang hebben tot dat deel wat van toepassing is via een gebruikersnaam en wachtwoord;
  • Het verzorgen van de financiële administratie via het programma “Snelstart” voor controle door de accountant;
  • Het verzorgen van de administratie voor controle door de belastingdienst;
  • Het verzorgen van de administratie voor controle door de GGD inspecteur;
  • Het verzorgen van de administratie van gastouder voor aanmelden bij gemeente voor registratie in het LRKP;
  • Het verzorgen van de administratie van gastouder voor aanvraag en verlenging van EHBO certificaat bij Oranje Kruis;
  • Wij geven nooit, zonder jouw toestemming, persoonsgegevens door aan andere partijen. Met deze partijen maken wij afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit
    wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de belastingdienst in het kader van een controle (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij
    (bijzondere) persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft, zoals Jeugdzorg, Kinderbescherming, het wijkteam of het Centrum voor Jeugd en Gezin.

Verwerking van persoonsgegevens van bemiddelaar ( alleen van toepassing voor medewerkers in dienstverband)

Persoonsgegevens van bemiddelaar worden door Gastouderbureau TOBi verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst volgens de regels van de CAO kinderopvang.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Gastouderbureau TOBi de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Voornaam;
  • Kopie ID;
  • Tussenvoegsel;
  • BSN nummer;
  • Achternaam;
  • Bankrekeningnummer;
  • Telefoonnummer;
  • Diploma`s
  • E-mailadres;
  • Salarisgegevens;
  • Geboortedatum;
  • CV

Jouw persoonsgegevens worden door Gastouderbureau TOBi opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Binnen Nederland

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten Nederland.

Minderjarigen

De persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden volgens de wet kinderopvang verwerkt in de overeenkomsten die nodig zijn voor koppeling en bemiddeling via Gastouderbureau TOBi. Ouder(s) / verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger geven deze informatie aan ons door.

Bewaartermijn

Gastouderbureau TOBi bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet en de belastingdienst is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze digitale systemen. De zakelijke telefoon is beveiligd met een wachtwoord;
  • Papieren documenten worden op kantoor in een afgesloten dossierkast bewaard.
  • Het kantoor van Gastouderbureau TOBi is via een slot op de deur en een alarm met wachtwoord beveiligd. Bij tijdelijke afwezigheid wordt het kantoor afgesloten via slot op deur.
  • Voor 7.30 uur en na 18.00 uur is de algemene toegangsdeur van het verzamelpand, waar Gastouderbureau TOBi gevestigd is, alleen te openen via een druppel die door de eigenaar van het verzamelpand is uitgegeven aan huurders en personeel.
  • Wij maken encrypted back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage en rectificatie van de persoonsgegevens welke wij van je ontvangen hebben. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Verwijdering van persoonsgegevens kan alleen indien dit niet in strijd is met betrokken partijen waarbij overdracht verplicht en toegestaan is. Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jouw gegeven toestemming die niet in strijd is met betrokken partijen waarbij overdracht verplicht en toegestaan is, dan heb je altijd het recht deze toestemming op elk moment in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op, zie daarvoor de contactpagina.

Reacties zijn gesloten.